Під методикою індексування розуміють сукупність прийомів і правил утворення пошукових образів документів (ПІД) або запитів (ПОЗ), тобто  прийомів і правил утворення індексів УДК для понять, що відбивають зміст документа або запиту.

Основним завданням методики індексування є забезпечення однаковості підходів до створення пошукових образів документів. Однаковість індексування дозволяє забезпечити швидкий, повний й у достатньому ступені точний пошук по більшості типових для даного фонду запитів, сприяє правильній організації фондів.

Предметом загальної методики є розробка прийомів і правил індексування, відбору понять у ПІД, що випливають із особливостей схеми класифікації в цілому. Специфіка окремих тематичних розділів таблиць, що відбиває особливості розподілу понять у цих областях знання, вимагає введення спеціальних правил і прийомів індексування документів по тематиці цих розділів. Розгляд подібних особливостей індексування, типових для окремих розділів або підрозділів схеми класифікації, є предметом галузевих методик.

Оскільки кінцевою метою індексування є підвищення ефективності пошуку інформації, те основний критерій оцінки індексування виражається в ефективності пошуку. Індексування завжди являє собою спробу більш-менш   адекватно відбити об'єктивну реальність. Тому міра розбіжності з об'єктивною реальністю може бути мірою якості індексування. Ця міра дає подання лише про можливості даного ИПЯ й звичайно виражається параметрами шуму, повноти, точності, релевантности ИПС, реалізованої за допомогою даного ИПЯ.

Перейдемо до розгляду правил загальної методики індексування документів по УДК, які виходять у першу чергу зі структури самої схеми класифікації.

Правило перше.

УДК є єдиною інтегральною системою, а не сумою галузевих, часток, локальних схем. Вся сума людських знань і практики розглядається в УДК як деяка спільність взаємозалежних, взаємозалежних понять, що підрозділяється по єдиному принципі на класи, розділи, підрозділи й т.д.  за принципом їх найбільш частого застосування в практичній діяльності людини.

Із принципу інтегральності системи треба правило: в УДК ні "своїх" й "чужих" розділів і підрозділів. Всі розділи, всі частини схеми рівноправні й повинні рівною мірою  використатися для індексування, не дивлячись на їх "близькість" або "віддаленість" від профільного для даного фонду розділу.

Віднесення того або іншого поняття до того або іншого підрозділу УДК умовно, як умовна будь-яка схема класифікації. На практиці це означає, що нема рації всі документи, відібрані для свого фонду, спочатку індексувати у своїй галузі, а потім уже через знак відносини приєднувати індекс, що відбиває основний зміст (основний предмет) документа. Варто відразу індексувати по основному змісті документа. Наприклад, прилад для виміру електричного струму - амперметр - повинен у будь-якій галузі одержувати індекс 621.317.714 Амперметри.

Правило друге.

Принцип інтегральності УДК спричиняє   множинність локалізації понять у таблицях УДК, тобто  повторення того самого   поняття в різних розділах залежно від  того, у якому аспекті це поняття розглядається. Так, поняття "мідь" зустрічається в розділах неорганічної хімії, мінералогії, корисних копалин, у гірничій справі, металургії й ін. У цих розділах відповідно мідь розглядається як хімічний елемент, як мінерал, з погляду  її родовища, її видобутку, металургії й т.д..

Множинність локалізації понять розкривається в алфавитно- предметному покажчику (АПУ) до таблиць УДК. Як було сказано раніше, в АПУ при понятті, що зустрічається кілька разів, указується аспект його розгляду, розділи й т.п..

Із множинності локалізації випливає правило: при індексуванні документа необхідно чітко визначати аспект, у якому розглядається даний предмет, для того щоб відповідно до цього аспекту вибрати індекс у таблиці УДК.

Це означає, що недостатньо знайти в таблиці індекс даного поняття, відразу ж варто з'ясувати, до якої галузі знання ставиться, у якому аспекті розглядається дане поняття.

Правило третє.

Всі загальні визначники ніколи не можуть використатися як  основні індекси, у той час як спеціальні визначники можуть у сполученні з індексом основної таблиці бути використані як  основні індекси, особливо  в тих випадках, коли дане поняття відсутнє в таблицях основних індексів.

Зі спеціальними визначниками інша справа . Якщо, наприклад, необхідно заіндексувати роботу, присвячену математичним проблемам надійності технічних пристроїв, то спеціальний визначник -192 Надійність із розділу 62 Техніка необхідно використати як  основний індекс, приєднуючи до нього через знак відносини основний індекс 51 Математика. У результаті одержимо складений індекс 62-192:51 Математичні проблеми надійності технічних пристроїв, у якому спеціальний визначник 62-192 відіграє роль індексу основної таблиці.

У той же час при індексуванні документа, присвяченого проблемам надійності дизельних двигунів, наприклад, цей же спеціальний визначник виступає у своїй основній ролі спеціального визначника з дефісом з розділу 62 Техніка. Індекс документа "Надійність дизелів" буде 621.436-192, тобто  знову складний індекс, складений з основного индексак 621.436 Дизелі й спеціальний визначник 62-192 Надійність. Спеціальні визначники 62-592 також використаються в якості основних, тому що в основних таблицях відсутні індекси для поняття "Гальма" і т.д..

Правило четверте.

Ряд кращого використання індексів УДК.

При індексуванні документів рекомендується наступна послідовність вибору:

0/9 (індекси основної таблиці УДК);

'1/'9 (спеціальні визначники з апострофом);

.01/.09 (спеціальні визначники із крапкою нуль);

-1/-9 (спеціальні визначники з дефісом);

-03; -05 (загальні визначники).

Це означає, що, починаючи індексування будь-якого поняття, треба насамперед  звернутися до основних таблиць УДК 0/9. Индексируемое поняття може бути там знайдене або повністю, або частково, або зовсім не знайдено. У першому випадку надалі  пошуку немає необхідності. В інших випадках пошук індексів варто продовжити в другій позиції ряду, у таблицях спеціальних визначників з апострофом '1/'9. У другій позиції знову ті ж три можливості: индексируемое поняття знайдене або повністю, або частково, або зовсім не знайдене. Якщо знайдено, то надалі  пошуку немає необхідності. В інших випадках варто продовжувати пошук у третій позиції ряду, потім у четвертій позиції, у таблицях спеціальних визначників з дефісом, наприклад з розділу 62. У цих чотирьох позиціях индексируемое поняття повинне бути знайдене. Однак варто пам'ятати, що це може бути як саме индексируемое поняття, так і  його вищестояще поняття, що включає. Необхідна деталізація индексируемого поняття, основний індекс для якого був знайдений у перших чотирьох позиціях ряду, може бути здійснена за рахунок п'ятої позиції ряду й далі за рахунок всіх інших видів загальних визначників.

Правило п'яте.

Наявність у таблицях УДК різних індексів для аналогічних понять часто утрудняє роботу систематизатора, є джерелом неоднозначного індексування того самого   документа різними людьми. Дійсно, якщо звернутися за прикладами до таблиць, легко помітити, що більшість деталей машин має два й більше індекси; те ж ставиться до деяких технологічних процесів і т.д. , наприклад,

621.822  Підшипники - основний індекс

62-233.2 Підшипники - спец. визначник

62-233.27 Шарикопідшипники - спец. визначник

621.822.7 Шарикопідшипники - основний індекс

62-72  Мастильні пристрої - спец. визначник

621.896 Мастильні пристрої - основний індекс

Таблиці УДК розділяються на основні й допоміжні. В основі такого розподілу лежать розходження в семантичній ролі понять. Оскільки УДК як будь-яка библиотечно-библиографическая класифікація є інструментом підвищення ефективності пошуку за рахунок цілеспрямованої систематизації документів у рамках конкретного фонду, то використання різних індексів для того самого   поняття є відбиття різних семантичних ролей тих самих   понять. У вищенаведених випадках справа йде також про відбиття різних понять, що мають лише аналогічне словесне формулювання. Так, поняття "підшипники", що виступає основним предметом змісту в индексируемом документі, де описуються особливості, наприклад, виробництва підшипників, є основним і повинне бути відбите основним індексом УДК 621.822. В іншому випадку, коли описуються, наприклад, експлуатаційні характеристики підшипника, що є деталлю гвинтового преса, индексируемое поняття "підшипник" є повторюваною ознакою для технічних пристроїв і машин. У цьому змісті воно є допоміжним, информационно неоднозначним (неінформативним) поняттям, що повинне бути відбите спеціальним визначником 62-233.2. Інформаційну однозначність (інформативність) воно одержить тільки в результаті сполучення з основним, информационно однозначним поняттям (у нашому прикладі "гвинтовий прес"), що відбивається як сполучення основного індексу 621.979.15 Гвинтові преси  й  спеціального визначника 62-233.2 Підшипники  в індексі 621.979.15-233.2 Підшипники гвинтових пресів. Таке відбиття индексируемого поняття дозволяє зосередити документи про машину і її деталі в одному місці каталогу (картотеки) і відокремити ці документи від тих, у яких розглядаються проблеми самої деталі безвідносно до конкретної машини, пристрою, де вона використається. Подібний поділ не тільки правомірно, але й необхідно. Фахівців із гвинтових пресів цікавить, як правило, тільки питання використання підшипників у цих пресах, у те час як фахівці, наприклад, підшипникового заводу розглядають підшипники як об'єкти виробництва.

Правило п'яте може бути сформульоване так:

У тому випадку, якщо поняття в УДК представлено й індексом, і визначником, основні інформативні поняття підвидового, видового, родового, надродового й вищестоящого рівнів (наприклад, білий ведмідь, ведмеді, сімейство собачих, ссавці, тварини) індексуються переважно основними індексами або спеціальними визначниками, використовуваними як  основні індекси. Допоміжні, повторювані поняття, що відбивають звичайно частина, деталь, блок, компонент, орган, один з ознак і т.п. , індексуються переважно визначниками, які приєднуються до індексу основного поняття.

Правило шосте.

Утворення складних індексів.

Під складним індексом розуміють індекс, утворений сполученням основного індексу із загальним або спеціальним визначником, а також індекси, утворені за допомогою апострофа й косою риси.

Порядок приєднання визначників, інакше кажучи, порядок проходження елементів складного індексу відповідає значеннєвим відносинам між поняттями основного змісту документа й тому не може бути строго регламентований правилами індексування. Основним критерієм правильності проходження елементів складного індексу служить відповідність змісту індексу змісту змісту документа при дотриманні загальних правил індексування по УДК.

Досвід показує, що в більшості випадків можна дотримуватися такої послідовності приєднання визначників до основного індексу або спеціального визначника, використовуваному як  основний індекс: '1/'9; .01/.09; -1/-9; -03 або -05; (0...); (...); "..."; =...; (=...). Тобто , на перше місце після знаків основного індексу ставиться спеціальний визначник з апострофом, потім із крапкою нуль .01/.09 (якщо не використається алфавітно-цифрова деталізація основного індексу в даному фонді), потім - спеціальний визначник з дефісом -1/-9. Із загальних визначників ближче всього до основного індексу ставляться загальні визначники форми (0...), далі - місця (...), часу "...", мови =... Етнічні визначники (=...) замикають послідовність, наприклад, 621.313.2.047.5-182.8(088.83)(493)"1972"=133.1 Бельгійський патент 1972р. на змінні щіткотримачі електричних машин постійного струму, де

621.313.2   Електричні машини постійного струму

621.3.047.5 Щіткотримачі (спеціальний визначник із крапкою нуль)

62-182.8    знімні, змінні, взаємозамінні (спеціальний визначник з дефісом)

(088.83)    Патент (загальний визначник форми)

(493)       Бельгія (загальний визначник місця)

"1972"      1972 рік (загальний визначник часу)

=133.1         Французька мова (загальний визначник мови)

Наведений приклад варто розуміти лише як ілюстрацію рекомендує последовательности, що, приєднання елементів складного індексу, але не як приклад індексування патентів по УДК. Неважко помітити, що рекомендує последовательность, що, в основному опирається на ряд кращого використання індексів УДК (правило четверте) і на рекомендує последовательность, що, деталізації понять засобами УДК. Однак варто підкреслити, що якщо зміст документа того вимагає, що рекомендує послідовність приєднання елементів складного індексу може порушуватися. Наприклад, тема документа "Надійність мініатюрних радіоприймачів" позначається індексом 621.396.62-181.4.019.3, де

621.396.62  Радіоприймальні пристрої, радіоприймачі

62-181.4    Мініатюрні

621.3.019.3 Надійність

Якщо визначники поміняти місцями, то отриманий індекс не буде відповідати змісту документа, тому що буде означати "мініатюрна надійність радіоприймачів".

Відступ від загальних правил можливо при необхідності виділення із загального фонду певних видів документів - таких, наприклад, як довідники, патенти, стандарти й т.д.  з метою створення спеціалізованих картотек. Мова йде, таким чином, про виділення із загального потоку вступників у даний фонд документів окремих видів і про створення спеціалізованих картотек (фондів) цих видів, що необхідно для забезпечення відповідей на основну масу запитів в умовах даного конкретного підприємства або організації. У цих випадках загальні визначники, які характеризують вид документа, державну приналежність, мову й т.д. , виносяться на перше місце. Приклади:

(03)621.313            Картотека довідкових видань (по

(03)621.315.5/.61           різним питанням)

(03)621.317.7

(03)691

(083.74/.75)621.313       Картотека технічною-технічній-технічної-нормативно-технічної

(083.74/.75)621.315.5/.61   документації (ДЕРЖСТАНДАРТ, ОСТ,

(083.74/.75)621.317.7       нормалі й т.п. )

(083.74/.75)691

(085)621.313              Картотека фірмових матеріалів

(085)621.315.5/.61

(085)621.317.7

(085)691

(088.83)621.313           Картотека патентів (по різним

(088.83)621.315.5/.61           питанням)

(088.83)621.317.7

(088.83)691

Очевидно, що якщо на перше місце винести визначники місця, то картотеки (фонд) можна організувати по країнах. Якщо на перше місце винести інші визначники, то можна одержувати щораз  іншу організацію картотек (фондів), найбільш зручну для умов і запитів у даній організації (на підприємстві). Ще більш широкі можливості відкриваються при використанні декількох визначників і варіаціях їхніх місць у складному індексі УДК, наприклад,

(088.83)621.313(44)  Патенти по електричних машинах Франції

(088.83)621.313(450) Патенти по електричних машинах Італії

(088.83)621.313(73)  Патенти по електричних машинах США

Така організація патентних матеріалів зручна для одержання оглядів патентів різних країн по конкретному виробі, продукту й т.п. , особливо, якщо потрібні реферативні експрес-огляди, які широко використаються в системах прямого обслуговування керівництва, виборчого обслуговування й ін. Ця ж форма організації патентних картотек (фондів) зручна для пошуку при перевірці на патентну чистоту.

Інший приклад:

(088.83)(44)621.313 Патенти Франції на електричні машини

(088.83)(44)621.313.2 Патенти Франції на електричні машини постійного струму

(088.83)(44)621.314.21/.23 Патенти Франції на трансформатори

(088.83)(44)621.315.2/.3 Патенти Франції на проведення й кабелі

(088.83)(44)778.148 Патенти Франції на читальні апарати для мікрофотокопій

(088.83)(450)621.313 Патенти Італії на електричні машини

(088.83)(450)621.313.2 Патенти Італії на електричні машини постійного струму

(088.83)(450)621.314.21/.23 Патенти Італії на трансформатори

(088.83)(450)621.315.2/.3 Патенти Італії на проведення й кабелі

(088.83)(450)778.148 Патенти Італії на читальні апарати для мікрофотокопій

Крім того, така організація патентних фондів зручна для порівняння рівня патентної активності різних країн, виявлення тенденцій і тематичних напрямків патентування в них. Таким чином, на основі результатів аналізу запитів, що обслуговують даним фондом, даною картотекою може змінюватися місце визначника в складному індексі для організації фонду в спеціальному розрізі.

Можлива в УДК й интерколяция загальних визначників, тобто  включення загальних визначників в основний індекс, якщо цього вимагає раціональна побудова фонду. Так, якщо в якій-небудь організації постійно є велика кількість запитів по організації виробництва балістичних ракет у США, те звичний по побудові складний індекс не дає можливості зібрати воєдино всі матеріали саме по США. Интерколяция загального визначника місця (73) США дозволяє це зробити, наприклад,

658(73).26:629.762.2 Енергооснащеність підприємство з виробництва балістичних ракет у США

658(73).284:629.762.2 Засоби зв'язку й сигналізації на підприємство з виробництва балістичних ракет у США

658(73).52.011.56:629.762.2 Автоматизація виробництва на підприємство з виробництва балістичних ракет у США

658(73).7:629.762.2 Матеріально-технічне постачання підприємство з виробництва балістичних ракет у США й т.д..

Спосіб интерколяции доцільно застосовувати в спеціалізованих картотеках по вузькій тематиці в тих випадках, коли організація матеріалу повинна дозволяти швидко видавати всі наявні у фонді документи по заданому вузькому тематичному напрямку (запиту). При цьому постановка запитів дозволяє виділити одну ознаку, що обмежує в основному відбір матеріалів у спеціалізовану картотеку. Країна (у нашому прикладі США) відбивається в УДК загальним визначником. Интерколяция спеціальних визначників не застосовується.

Складні індекси, утворені з використанням знака поширення / (коса риса), можуть бути отримані систематизатором тільки тоді, коли послідовність индексируемых понять збігається з послідовністю тих же самих понять у таблицях УДК. Складний індекс, утворений з використанням знака поширення / (коса риса), необоротний.

Складні індекси з використанням косої риси за своїм значенням ширше, ніж їхні вихідні компоненти. Принципово знак / можна заміняти знаком +, наприклад, індексами 621.37+621.38+621.39 можна замінити індекс 621.37/.39.

Застосування визначників з апострофом для утворення складних індексів обмежено строго певними підрозділами таблиць УДК й обговорено в методичних вказівках до кожного з них. Технічна роль знака '(апостроф) полягає часто в заміні їм повторюваної частини  індексу, що приєднує. Складні індекси, утворені із застосуванням цих визначників, необоротні й за значенням уже вихідних компонентів. Правила створення складних індексів з використанням визначників з апострофом специфічні для кожного з підрозділів таблиць, де дозволене їхнє застосування. Вони з достатньої для практики подробицею викладаються в допоміжній таблиці ІІ й у відповідних розділах УДК. За допомогою цих визначників можна позначати поняття, "синтезовані" шляхом приєднання позначень компонентів, властивостей й інших характеристик, наприклад,

546.763'32'226 Хромокалиевые квасцы

629.735.33.022'412 Літаки з подвійним фюзеляжем, з подвійним корпусом

669.35'24'28 Медноникелевомолибденовый сплав

681.327.45'17 Контрольники для перфокарт

Таким чином, широкі можливості створення складних індексів УДК дозволяють розкрити документальні фонди відповідно до  вимог споживачів інформації, але реалізація цих можливостей цілком залежить від досвіду, знань й ініціативи працівників органів НТИ й бібліотек й опирається насамперед  на систематичний аналіз запитів.

Правило сьоме.

Утворення складених індексів УДК.

Складеними індексами в УДК називають індекси, утворені із двох і більше простих або складних індексів за допомогою знаків відносини : і ::. Оскільки складені індекси, в основному, створюються самими систематизаторами, те саме тут на практиці спостерігається найбільший різнобій в індексуванні.

П. Отле при введенні знака відносини в УДК сформулював загальне правило утворення складених індексів: на першому місці складеного індексу міститься індекс, що відбиває основний предмет документа.     Компоненти, що приєднують із допомогою двокрапки, (індекси) тільки уточнюють, деталізують основне поняття, відбите в першому індексі. Складений індекс повинен мати можливість подальшого розвитку (деталізації) индексируемой теми (предмета) за рахунок деталізації другого індексу. Із цього загального правила випливає ряд істотних для практики висновків.

Значення складеного індексу завжди вужче, ніж значення окремих його компонентів, наприклад,

621.794.62:669.1 Фосфатирование чорних металів

624.21:624.19 Тунельні мости

624.21:625.1 Залізничні мости

Індекс, що приєднує зі знаком відносини, уточнює, деталізує значення поняття, відбиваного першим індексом, наприклад,

621.317.715:621.385 Лампові гальванометри

621.317.725:621.385 Лампові вольтметри

621.74:669.2/.8 Лиття кольорових металів

621.873.3:629.35 Автокрани

Властивості матеріалів, виробів й їхнього випробування позначаються шляхом приєднання індексів відповідних властивостей зі знаком відносини до індексу даного матеріалу, виробу, машини, приладу й т.п. , наприклад,

669.295.017:539.4 Міцність титану

621.822.5:539.538 Зносостійкість підшипників ковзання

621.67:539.433 Вибропрочность відцентрових насосів

678.01:536.2 Теплопровідність високомолекулярних речовин

669.295.017:620.178.37 Випробування титану на утому при нирзких температурах

Питання технології (виробництва, виготовлення, одержання, зборки, обробки й т.п. ) конкретних матеріалів, машин, приладів і т.д.  відбиваються індексами технології, до яких приєднуються зі знаком відносини індекси матеріалів, машин, приладів і т.д. , наприклад,

621.785:669.136 Термічна обробка чавуну

621.923.5:621.833 Хонингование зубчастих коліс

621.793.6:669.268:669.36 Дифузійне хромування міді

Якщо в документі розглядаються питання технології й технологічного встаткування, у складеному індексі на перше місце міститься індекс, що позначає технологію, а індекс технологічного встаткування приєднується до нього після знака відносини, наприклад,

621.923.014.5-185.4:[621.922.023:621.921.34] Високошвидкісне шліфування алмазними брусками

Поняття, формально відсутні в таблицях УДК, можна позначати складеними індексами. До індексу основного, базового, поняття за допомогою знака відносини приєднується індекс найбільш істотної відмінної риси цього поняття. Це можливо в тих випадках, коли индексируемое поняття по своїй сутності є так чи інакше модифікацією, одним з видів, результатом перетворення або взаємодії понять, що вже знайшли своє відбиття в таблицях УДК. Насамперед  це ставиться, наприклад, до понять нових матеріалів. В УДК відсутні індекси для будівельних, электро- і радіотехнічних звуковбирних матеріалів. Керуючись тим, що основна особливість таких матеріалів складається в прояві ними ефекту звукопоглинання більшою мірою , чим це властиво іншим будівельним, электро- і радіотехнічним матеріалам, можна запропонувати складені індекси:

621.315.5/.61:534.286.2 Электро- і радіотехнічні звуковбирні матеріали

Очевидно, що по анологии з наведеними прикладами можна створювати складені індекси для матеріалів, що володіють найрізноманітнішими  властивостями. Зрозуміла й перспективність такого класифікаційного рішення. Любою новий матеріал має властивості, прояву яких як відповідних фізичних або хімічних явищ у свій час уже були встановлені в науці. Створення нових матеріалів і теоретичні дослідження фізичних і хімічних явищ і властивостей уможливлює  їхнє широке використання в народному господарстві. Тому в переважній більшості випадків на базі знання особливих властивостей нового матеріалу й основної області його застосування можна одержати для нього складений індекс із використанням відповідних розподілів підрозділів фізики або хімії таблиць УДК. Аналогічним образом можна утворити й індекси для деяких нових напрямків у науці й техніку, наприклад,

621.35:621.38 Хемотроніка

621.35:621.382.2 Електрохімічні діоди

681.327.5'12:535 Оптичне зчитування, оптичні  пристрої, що зчитують, з носіїв зі знаками, нанесеними на поверхню (паперу, фото^-плівки й т.п. )

Складені індекси для нових напрямків у науці й техніку варто розглядати завжди як тимчасове рішення. При подальшому розвитку нового напрямку, якщо з'являється досить велика література по даному питанню, воно звичайно одержує згодом  самостійний основний індекс.

Складений індекс може бути інверсований, або, як говорять, оборотний. Це означає, що елементи складеного індексу можна поміняти місцями. Зазначена властивість залежно від  завдання й мети конкретного фонду дає можливість зібрати документи в потрібному розділі. Так, документи по темі "Ливарні цехи" можна заіндексувати подвійно: або 621.74:658.2, або 658.2:621.74.

Індекси зі знаком подвійної двокрапки :: являють собою тверду необоротну конструкцію. Як говорилося раніше, знак :: застосовується тільки в тих випадках, коли інверсія компонентів складеного індексу в конкретному фонді небажана або істотно змінює його зміст.